Comment contrôler les comptes de sa copropriété ?
Dans une copropriété, les copropriétaires doivent payer des charges liées à l’entretien et à l’administration des parties communes de l’immeuble. Puisque c’est le syndic qui se charge de gérer les travaux, les dépenses et les recettes liés à ses tâches, les copropriétaires ont un droit de regard sur les comptes de copropriété. La question est de savoir comment contrôler les comptes de sa copropriété. Le contrôle des comptes de copropriété permet en effet de s’assurer que le syndic travaille correctement.
Vérifiez que les comptes de la copropriété sont bien tenus
Tout d’abord, les comptes que vous recevez doivent être clairs et facilement lisibles, il n’y a pas besoin d’être un comptable pour s’apercevoir d’une mauvaise tenue de la comptabilité. Les noms des fournisseurs, les dates d’intervention et les tarifs doivent être indiqués de façon claire. Vous devez pouvoir identifier chaque dépense et en connaître le détail.
Pour plus de précisions, demandez au syndic d’avoir la possibilité de consulter le « grand livre », vous y avez accès sur demande et vous êtes censé(e) obtenir toutes les informations relatives aux dépenses de façon très précise. Si vous voyez des pages entières de lignes rayées, corrigées ou annulées, vous êtes en droit de demander une explication au syndic. En effet, la tenue des comptes d’une copropriété se fait de façon claire et règlementée, chaque facture doit être enregistrée, au jour le jour, en fonction de sa réception, afin de permettre une vision complète de l’exercice comptable.
Commencez votre investigation plusieurs semaines avant la date à laquelle doit se tenir l’assemblée générale. Le syndic peut se contenter de vous envoyer les convocations et les annexes comptables dans le délai légal minimum de 21 jours, or si votre copropriété compte plusieurs dizaines de lots, vous aurez peut-être besoin de plus de temps pour étudier les comptes.
Vous n’êtes pas expert-comptable, pas de problème…
Bien que vous ne soyez pas forcément comptable de formation, relever des failles dans la tenue des comptes de votre copropriété s’avère accessible à tout le monde. Jeter coup un œil à l’équilibre entre les débits et les crédits est une priorité. En effet, si vous regardez la balance générale, vous devez impérativement relever un total général des débits égal au total général des crédits. Si tel n’est pas le cas, ne tardez pas à demander des explications et des justificatifs au syndic. Ensuite, comparez le solde de l’année précédente avec celui de l’année qui s’écoule. Théoriquement, entre le solde de l’année N et celui de l’année N-1, il ne doit pas y avoir de différence.
Vérifiez que la répartition des tantièmes est la bonne. Il arrive de relever des anomalies dans cette répartition, ce qui entraine inévitablement des erreurs de facturation pour les copropriétaires. Si vous vivez dans une petite copropriété, vous n’aurez pas trop de mal à vérifier cette information. En revanche, si vous vivez dans une copropriété qui comporte plusieurs bâtiments et plusieurs dizaines de lots, faire appel à un spécialiste pourra s’avérer nécessaire.
Penchez-vous sur les factures et leur règlement
Vous pouvez commencer par pointer le montant des factures afin de vous assurer qu’il correspond à ce qui a été indiqué dans le « livre journal » que vous obtiendrez de droit et sur demande auprès du syndic. Mais vous devez également vérifier que les dates d’écriture correspondent bien aux dates indiquées sur les factures. De plus, vous devez vous assurer que la raison sociale, l’adresse du fournisseur, la nature de l’intervention et le taux de TVA sont corrects et indiqués précisément.
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