La régularisation des charges peut être une source de conflit entre un propriétaire et son ou ses locataire(s). Focus sur les erreurs à éviter lors d’une régularisation des charges au sein d’une copropriété.
Le principe fondamental d’un ajustement des charges
Un propriétaire doit faire face, tous les ans, à des dépenses liées au fonctionnement et à l’entretien de son bien immobilier loué. Pour cela, une liste exhaustive des charges locatives est fixée par la règlementation. Il s’agit, entre autres, de l’entretien des espaces verts ou des réparations et services au profit direct du locataire. Effectuer le décompte des charges facilite le calcul du différentiel entre le coût réel des charges et la somme de la provision payée par la personne qui loue le bien. Si la valeur de la provision est élevée par rapport au véritable coût des charges locatives, le locataire perçoit, de la part du propriétaire, le trop-perçu. Dans le cas où il est insuffisant, il est possible de réclamer le supplément au locataire tout en augmentant la provision. Il faut, pour cela, s’appuyer sur le budget prévisionnel.
La régularisation des charges et ses conséquences
Chaque année, le bailleur d’un logement loué effectue une comparaison entre la somme payée par son locataire et le montant des charges réelles à payer. Le montant à payer par le locataire correspond aux provisions pour charges. Un ajustement mensuel est alors effectué. La mise en œuvre de cet ajustement diffèrera en fonction du montant réel payé par le locataire. Soit il a trop payé, soit le montant est insuffisant. Si le montant est insuffisant, le locataire devra verser la différence à son propriétaire. En revanche, s’il s’avère que le locataire a payé un montant trop élevé par rapport à la somme due, le « trop-perçu » lui sera remboursé. Ce remboursement s’effectue sous la forme d’une réduction accordée sur le prochain loyer mensuel à payer ou par le biais d’un paiement direct.
Moyens concrets pour éviter les erreurs
Tous les mois, les locataires devront s’acquitter d’un certain montant de charges, comme le chauffage. Cependant, des erreurs lors de la régularisation des charges sont souvent constatées. Dans le cas où le locataire est hésitant concernant la normalisation des charges, définir la spécificité de la prestation est une étape essentielle. Il faut aussi noter les chiffres relatifs à la consommation en électricité et en eau pour détecter une éventuelle anomalie, telle qu’une fuite d’eau. Le locataire devra également déterminer si les charges qu’il devra payer peuvent être récupérées par le propriétaire. Si vous faites appel à des prestataires extérieurs, il faut veiller à ce que le prix imposé s’accorde aux tarifs pratiqués sur le marché. Pour finir, il faut effectuer une comparaison poste par poste ou réclamer des explications au bailleur.
Régularisation des charges en location vide et en location meublée
Les charges payées par le locataire ne sont pas automatiquement régularisées. Elles peuvent être au forfait ou réelles. Dans le cas où un individu loue un bien vide, les charges sont réelles, sauf si celui-ci est loué à des cooccupants. Pour établir la somme liée aux charges locatives, le propriétaire se base sur une estimation réaliste des charges du logement en copropriété et sur les résultats de l’année écoulée. Cette provision est ensuite ajustée en fin d’année en fonction des frais réels constatés. Pour une location avec meubles, le bailleur sollicite d’un côté une provision sur charges, tout en s’engageant à régulariser les charges en présentant les justificatifs une fois dans l’année. D’un autre côté, il peut requérir un paiement des charges forfaitaires auprès de son locataire. Les charges, dans ce cas précis, ne font l’objet d’aucune régularisation.
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